Artykuły eksploatacyjne zamawia się za późno, bo nie mają terminu dostawy w głowie właściciela. Piec ma sześć tygodni, meble cztery, a serwetki „kupię przed otwarciem” — tyle że serwetki z logo lokalu też potrzebują dwóch tygodni, a dozownik trzeba mieć, zanim zamówi się do niego wkład.
Ten tekst to harmonogram i lista startowa. O tym, co wybrać, jest osobno — dobór w trzech krokach. Tu chodzi o to, kiedy i ile.
Harmonogram — licząc wstecz od otwarcia
| Kiedy | Co zrobić | Dlaczego wtedy |
|---|---|---|
| 4 tygodnie przed | wybrać i kupić dozowniki (serwetki, ręczniki, papier) | to one decydują o tym, jaki wkład zamówisz |
| 3 tygodnie przed | zamówić serwetki z nadrukiem, jeśli mają być na otwarcie | realizacja ok. 2 tygodni od zatwierdzenia projektu |
| 2 tygodnie przed | zamówienie paletowe, jeśli wchodzisz od razu w hurt | ok. 2 tygodnie, zależnie od stanu magazynu |
| 1 tydzień przed | pozycje ze sklepu: serwetki bez nadruku, ręczniki, papier | wysyłka w 24–48 h, więc zapas czasu wystarczy |
| Po pierwszym miesiącu | skorygować wielkości zamówienia | pierwsze szacunki zawsze się mylą, zwykle w dół |
Najczęściej wywracają się dwa pierwsze wiersze. Nadruk na otwarcie zamówiony na tydzień przed nie zdąży, a wkłady kupione przed dozownikiem trafiają do zwrotu — podajnik przyjmuje wyłącznie serwetkę składaną 1/8.
Lista startowa — ile na pierwszy miesiąc
| Lokal | Gości dziennie | Serwetki na miesiąc | Jednostka zakupu |
|---|---|---|---|
| Kawiarnia | 60 | ok. 2 000 szt. | opakowania |
| Bar, pub | 150 | ok. 9 000 szt. | karton |
| Restauracja | 100 | ok. 6 000 szt. | karton |
| Fast food | 300 | ok. 20 000 szt. | karton, przy 15×15 pełny |
Do tego zapas na dwa tygodnie. Przy nowym lokalu warto zacząć od miesiąca i skorygować po pierwszych tygodniach — a nie od razu wchodzić w paletę, bo prognoza ruchu przed otwarciem to zgadywanie.
Uwaga na ostatni wiersz: karton serwetek 15×15 gładkich to 20 000 sztuk, czyli dokładnie miesiąc fast foodu. Przy mniejszym lokalu ten sam karton starczy na rok, więc jednostka zakupu jest różna nie z powodu ceny, tylko z powodu rotacji.
Ile miejsca to zajmie
Pozycja pomijana we wszystkich zestawieniach kosztów otwarcia, a decydująca o tym, czy zamówienie hurtowe w ogóle wejdzie do lokalu.
| Parametr | Wartość |
|---|---|
| Powierzchnia europalety | 1200 × 800 mm = 0,96 m² |
| Wysokość ładunku | 1134–2124 mm |
| Masa brutto palety | 134,2–314 kg |
Praktyczne konsekwencje: paleta nie wjedzie przez zwykłe drzwi bez rozłożenia, a 314 kg trzeba mieć czym przewieźć z rampy do magazynu. Jeśli lokal ma zaplecze na piętrze albo w piwnicy bez windy, zamówienie paletowe odpada niezależnie od ceny.
Sam magazyn musi być suchy — zawilgocony karton to strata całego kartonu, a przy 20 000 sztuk to realna kwota.
Pięć rzeczy pomijanych przy pierwszym zamówieniu
| Czego brakuje | Kiedy się okazuje |
|---|---|
| Drugi, mniejszy format serwetek | przy pierwszej kawie podanej z serwetką do nakrycia |
| Serwetki do pakowania na wynos | przy pierwszym zamówieniu z dowozem |
| Ręczniki do toalety personelu | pierwszego dnia, po zmianie |
| Zapas na weekend | w sobotę wieczorem |
| Miejsce na kartony | przy rozładunku pierwszej dostawy |
Wszystkie pięć łączy jedno: kosztują grosze, a ich brak zatrzymuje obsługę w najgorszym możliwym momencie — przy pełnej sali.
Co kupić od razu, a co po miesiącu
Od razu: dozowniki, dwa formaty serwetek, ręczniki w dwóch wariantach (biały do toalet dla gości, szary na zaplecze), papier toaletowy pasujący do zamontowanych uchwytów.
Po pierwszym miesiącu: decyzja o jednostce zakupu i ewentualnym nadruku. Wtedy masz już realne zużycie zamiast prognozy, a przy nadruku wiesz, ile serwetek faktycznie schodzi do stolika, a ile do dozownika.
Nigdy na start: paleta. Nawet jeśli cena kusi, przed otwarciem nie wiesz, czy trafiłeś z formatem — a paleta źle dobranej serwetki to zamrożony kapitał na lata.
Zaplecze sanitarne i wynos
Toalety to strefa, w której braki zauważa gość, a nie obsługa. Zasada jest ta sama, co przy serwetkach: najpierw dozownik, potem wkład — uchwyt na standardową rolkę nie przyjmie papieru jumbo.
Podział na warianty według strefy to najprostsza oszczędność w tej kategorii: ręcznik biały do toalet dla gości, szary z makulatury na zaplecze i do kuchni.
Wynos ma własną pulę, która najczęściej wypada z kalkulacji. Licz 1–2 serwetki na zamówienie, niezależnie od tego, co schodzi na sali.
FAQ — wyposażenie lokalu gastronomicznego
Kiedy zamawiać serwetki przed otwarciem lokalu?
Bez nadruku — tydzień przed, bo wysyłka idzie w 24–48 godzin. Z nadrukiem trzy tygodnie, bo realizacja trwa około dwóch od zatwierdzenia projektu.
Ile serwetek zamówić na start?
Miesięczne zużycie plus dwa tygodnie: około 2 000 sztuk przy kawiarni, 6 000 przy restauracji, 20 000 przy fast foodzie.
Czy od razu kupować hurtowo?
Karton tak, paletę nie. Przed otwarciem nie wiesz, czy trafiłeś z formatem, a paleta źle dobranej serwetki zostaje na lata.
Ile miejsca zajmuje paleta w magazynie?
0,96 m² podłogi i do 2124 mm wysokości, przy masie do 314 kg. Jeśli zaplecze jest na piętrze bez windy, zamówienie paletowe odpada.
Co najczęściej pomija się przy otwarciu?
Drugi format serwetek, serwetki na wynos, ręczniki do toalety personelu, zapas na weekend i miejsce na kartony.
Dozownik czy wkład najpierw?
Zawsze dozownik. Podajnik na serwetki przyjmuje wyłącznie składanie 1/8, a uchwyt na standardową rolkę nie przyjmie jumbo.
Kiedy skorygować wielkość zamówienia?
Po pierwszym miesiącu. Prognoza ruchu sprzed otwarcia prawie zawsze się myli, najczęściej w dół.